Xuất file Excel sang PDF là thao tác quen thuộc giúp bạn lưu trữ, gửi và in ấn dữ liệu một cách chuyên nghiệp hơn. Với định dạng PDF, toàn bộ bảng tính, biểu đồ hay công thức trong Excel sẽ được giữ nguyên bố cục, tránh lỗi căn lề hoặc sai font chữ khi mở trên thiết bị khác. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết các cách xuất file Excel qua PDF nhanh chóng, miễn phí và không bị cắt nội dung.

Khi nào nên xuất file Excel sang PDF?

Việc xuất file Excel sang PDF là thao tác rất hữu ích, đặc biệt trong những tình huống cần đảm bảo tính ổn định, chuyên nghiệp và dễ chia sẻ của tài liệu. Định dạng PDF không chỉ giúp cố định bố cục, giữ nguyên phông chữ và công thức mà còn giúp bạn kiểm soát nội dung tốt hơn khi gửi cho người khác.

Bạn nên chuyển Excel sang PDF trong những trường hợp sau:

• Khi cần gửi file cho người khác xem mà không cần chỉnh sửa: PDF giúp người nhận mở tài liệu dễ dàng trên mọi thiết bị, kể cả khi không có Excel.
• Khi chuẩn bị in ấn hoặc nộp báo cáo: Việc xuất sang PDF giúp đảm bảo bố cục, căn lề, biểu đồ và màu sắc hiển thị chính xác như bản gốc, tránh lỗi định dạng.
• Khi muốn bảo mật dữ liệu: File PDF có thể được khóa, hạn chế sao chép hoặc chỉnh sửa, rất phù hợp với các loại tài liệu tài chính, hợp đồng hay bảng lương.
• Khi cần nộp hồ sơ hoặc gửi qua email: PDF có dung lượng nhẹ hơn, hiển thị đồng nhất trên mọi thiết bị, giúp hồ sơ trông chuyên nghiệp và dễ tải lên các hệ thống trực tuyến.

Cách xuất file Excel sang PDF trực tiếp trên Excel

Việc xuất file Excel sang PDF trực tiếp ngay trên Excel là cách nhanh chóng và tiện lợi nhất để lưu trữ, chia sẻ dữ liệu mà không cần dùng đến phần mềm hỗ trợ bên ngoài.

Cách chuyển 1 sheet trong Excel sang PDF

Lưu ý: Cách này chỉ áp dụng khi bạn muốn xuất một sheet duy nhất hoặc phần nội dung trong một sheet ra định dạng PDF. Nếu muốn lưu toàn bộ các sheet trong cùng một file Excel, bạn cần thực hiện thao tác này nhiều lần cho từng sheet riêng biệt.

• Bước 1: Mở file Excel và chọn sheet bạn muốn chuyển sang PDF, sau đó vào File trên thanh công cụ.

• Bước 2: Chọn Save As, tại mục Save as type, chọn PDF (*.pdf) rồi nhấn Save để lưu file.

Sau khi hoàn tất, nội dung trong sheet được chọn sẽ được xuất ra thành file PDF hoàn chỉnh, hiển thị đầy đủ và không bị cắt xén.

Cách chuyển 1 trang Excel sang PDF

• Bước 1: Mở file Excel, tại sheet chứa trang bạn muốn xuất ra PDF, chọn File trên thanh công cụ.

• Bước 2: Trong menu bên trái, chọn Export, sau đó nhấn Create PDF/XPS Document.

• Bước 3: Chọn vị trí lưu file, đặt tên cho tệp PDF, rồi bấm Options để thiết lập trang xuất.

• Bước 4: Trong phần Page range, nhập số trang bạn muốn xuất (ví dụ: nếu muốn lưu trang đầu tiên, nhập “From 1 To 1”) rồi nhấn OK.

• Bước 5: Nhấn Publish để hoàn tất quá trình xuất file.

Sau khi lưu, bạn có thể mở thư mục đã chọn để xem trang PDF vừa được tạo — nội dung sẽ hiển thị đúng như bố cục trong trang Excel gốc.

Cách chuyển tất cả các sheet Excel sang PDF

• Bước 1: Mở file Excel và truy cập vào File trên thanh công cụ.
• Bước 2: Chọn mục Export, sau đó nhấn Create PDF/XPS Document để bắt đầu quá trình chuyển đổi.

• Bước 3: Chọn thư mục lưu, đặt tên cho file PDF và nhấn Options để mở phần thiết lập.

• Bước 4: Trong phần Publish what, chọn Entire workbook để xuất toàn bộ các sheet trong file Excel sang PDF, rồi bấm OK.

• Bước 5: Cuối cùng, nhấn Publish để hoàn tất.

Sau khi thực hiện xong, bạn có thể mở thư mục đã lưu để kiểm tra. File PDF sẽ bao gồm tất cả các sheet của file Excel, được sắp xếp theo đúng thứ tự gốc.

Cách xuất file Excel sang PDF miễn phí online

Nếu bạn không muốn cài đặt phần mềm hoặc đang cần chuyển nhanh file Excel sang PDF, thì các công cụ chuyển đổi online miễn phí sẽ là lựa chọn lý tưởng:

Cách xuất file Excel sang PDF bằng trang web Smallpdf

• Bước 1: Truy cập vào trang web Chuyển Excel sang PDF – Smallpdf.
• Bước 2: Nhấn Choose File để tải file Excel cần chuyển đổi từ máy tính hoặc kéo thả trực tiếp tệp vào khung tải lên.

• Bước 3: Hệ thống sẽ tự động tiến hành chuyển đổi. Thời gian xử lý nhanh hay chậm phụ thuộc vào dung lượng file Excel của bạn.

• Bước 4: Khi quá trình hoàn tất, chọn Download để tải file PDF về máy hoặc sử dụng các tùy chọn tải xuống khác bên dưới giao diện.

Với Smallpdf, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi tệp Excel sang PDF trực tuyến mà không cần cài đặt phần mềm, giúp tiết kiệm thời gian và thao tác nhanh chóng.

Cách xuất file Excel sang PDF bằng Google Drive

• Bước 1: Mở Google Drive, chọn Mới → Tải tệp lên để đăng tải file Excel từ máy tính.

• Bước 2: Chọn file cần tải và nhấn Open để tải lên Drive.

• Bước 3: Sau khi tải xong, nhấn chuột phải vào file Excel vừa được tải lên → chọn Mở bằng → Google Trang tính (Google Sheets).

• Bước 4: Trong giao diện Google Trang tính, chọn Tệp → Tải xuống → Định dạng tài liệu PDF (.pdf).

Sau khi quá trình tải xuống hoàn tất, file Excel của bạn sẽ được chuyển đổi thành PDF và lưu về máy tính. Cách này giúp bạn chuyển đổi trực tuyến nhanh chóng mà không cần cài đặt thêm phần mềm hỗ trợ.

Cách xuất file Excel sang PDF bằng Convertio

• Bước 1: Truy cập vào trang web Chuyển Excel sang PDF – Convertio.
• Bước 2: Nhấn Chọn tập tin để tải file Excel cần chuyển đổi từ máy tính, Google Drive, Dropbox hoặc dán URL trực tiếp.

• Bước 3: Sau khi tải tệp, chọn Chuyển đổi để hệ thống bắt đầu quá trình xử lý.

• Bước 4: Khi quá trình chuyển đổi hoàn tất, nhấn Tải về để lưu file PDF đã xuất xuống máy tính.

Convertio là công cụ trực tuyến miễn phí, hỗ trợ nhiều định dạng khác nhau, cho phép chuyển đổi nhanh gọn mà không cần cài đặt phần mềm, phù hợp cho cả người dùng cá nhân và doanh nghiệp.

Cách xuất file Excel sang PDF bằng PDF Convert

• Bước 1: Truy cập vào trang web Chuyển Excel sang PDF – PDF Convert.
• Bước 2: Chọn Choose Excel file hoặc kéo thả trực tiếp tệp Excel vào giao diện để bắt đầu quá trình tải lên.

• Bước 3: Hệ thống sẽ tự động chuyển đổi tệp Excel sang định dạng PDF. Sau khi hoàn tất, nhấn Download để tải file PDF về máy.

PDF Convert là công cụ trực tuyến dễ sử dụng, hỗ trợ chuyển đổi nhanh chóng, giữ nguyên bố cục và chất lượng dữ liệu gốc, giúp người dùng tiết kiệm thời gian và thao tác thuận tiện.

Cách xuất file Excel sang PDF bằng iLovePDF

• Bước 1: Truy cập vào trang Chuyển Excel sang PDF – iLovePDF.
• Bước 2: Nhấn Select Excel files để chọn tệp Excel cần chuyển đổi từ máy tính hoặc kéo thả trực tiếp vào giao diện.

• Bước 3: Sau khi tải tệp lên, nhấn Convert to PDF để bắt đầu quá trình chuyển đổi.

• Bước 4: Khi hệ thống hoàn tất, chọn Download PDF để tải file PDF đã chuyển đổi về máy.

iLovePDF là một công cụ trực tuyến miễn phí, cho phép chuyển đổi nhanh chóng nhiều định dạng khác nhau, đảm bảo giữ nguyên bố cục và định dạng bảng tính, rất tiện lợi cho người dùng văn phòng.

Cách xuất file Excel sang PDF bằng PDF Candy

• Bước 1: Truy cập vào trang Chuyển Excel sang PDF – PDF Candy.
• Bước 2: Nhấn Thêm tập tin để chọn tệp Excel cần chuyển đổi hoặc kéo thả trực tiếp tệp vào giao diện.

• Bước 3: Hệ thống sẽ tự động tiến hành chuyển đổi. Sau khi hoàn tất, nhấn Tải tập tin để lưu file PDF về máy.

PDF Candy là công cụ trực tuyến thân thiện, hỗ trợ chuyển đổi nhanh chóng, giữ nguyên bố cục và nội dung bảng tính, đồng thời cho phép thao tác hoàn toàn miễn phí và không cần đăng ký tài khoản.

Cách xuất file Excel sang PDF trên điện thoại

Khi không có máy tính bên cạnh, bạn vẫn có thể dễ dàng chuyển đổi file Excel sang PDF ngay trên điện thoại để phục vụ công việc. Hiện nay, có nhiều ứng dụng hỗ trợ tốt cho cả hệ điều hành Android và iOS, giúp thao tác nhanh chóng và không làm lỗi định dạng file.

Một số ứng dụng phổ biến có thể sử dụng:

• WPS Office
• Microsoft Excel (Office Mobile)
• Docs To Go
• Adobe Acrobat Reader
• CamScanner
• PDF Expert

Ngoài ra, bạn có thể thực hiện chuyển đổi trực tiếp ngay trong ứng dụng Microsoft Excel trên điện thoại theo các bước:

• Bước 1: Tải và cài đặt ứng dụng Microsoft Excel từ App Store hoặc Google Play Store, sau đó mở file Excel cần chuyển đổi.

• Bước 2: Trên iOS, chọn Chia sẻ, hoặc trên Android, chọn Export → chọn Tạo PDF hoặc Export as PDF để lưu file PDF về thiết bị.

Cách làm này giúp bạn tạo file PDF nhanh chóng, giữ nguyên bố cục, không bị cắt nội dung và tiện lợi khi làm việc mọi lúc mọi nơi.

Lưu ý khi xuất file Excel sang PDF

Để đảm bảo file PDF sau khi chuyển đổi giữ nguyên bố cục, không bị cắt hoặc sai lệch nội dung, bạn cần chú ý một số điểm sau:

• Kiểm tra vùng in trước khi xuất: Hãy chọn đúng vùng dữ liệu cần in trong Excel bằng cách vào Page Layout → Print Area → Set Print Area, tránh tình trạng xuất thừa hoặc thiếu nội dung.
• Điều chỉnh khổ giấy phù hợp: Trước khi lưu PDF, vào Page Layout → Size và chọn đúng khổ giấy (A4, A3, Letter, v.v.) để tránh file bị co giãn hoặc cắt mất phần dữ liệu.
• Xem trước bản in (Print Preview): Trước khi xuất, chọn File → Print để kiểm tra bố cục, căn lề, độ rộng cột, đảm bảo file PDF hiển thị đúng như mong muốn.
• Căn chỉnh lề và hướng giấy: Sử dụng Portrait (dọc) hoặc Landscape (ngang) tùy theo bố cục dữ liệu. Với bảng có nhiều cột, nên chọn hướng ngang để hiển thị đầy đủ.
• Sử dụng tính năng Fit Sheet on One Page: Nếu bảng quá lớn, hãy chọn Fit Sheet on One Page trong mục Scaling để nội dung được thu nhỏ vừa vặn trong một trang PDF.
• Đặt tên file và thư mục dễ nhớ: Khi lưu file, nên đặt tên rõ ràng và chọn vị trí lưu dễ tìm, tránh thất lạc hoặc ghi đè lên các file khác.

Lời kết

Nhìn chung, việc xuất file Excel sang PDF không chỉ giúp bạn trình bày dữ liệu gọn gàng, đẹp mắt mà còn đảm bảo tính bảo mật và chuyên nghiệp khi chia sẻ. Tùy theo nhu cầu, bạn có thể chuyển đổi trực tiếp trên Excel hoặc sử dụng các công cụ online như SmallPDF, iLovePDF hay Convertio để thao tác nhanh hơn. Hãy lựa chọn phương pháp phù hợp để tiết kiệm thời gian và mang lại hiệu quả tốt nhất cho công việc của bạn.

Tham khảo bài viết liên quan:

• TOP 6 công cụ dịch file PDF tiếng Anh sang tiếng Việt đơn giản, miễn phí
• Tổng hợp 10+ cách ghép file PDF miễn phí cực nhanh, cực tiện lợi